30 Nov Come scrivere un messaggio audio di menù IVR
Il messaggio di benvenuto e il messaggio di IVR, anche detto comunemente messaggio ad albero, è una delle prime cose che sente il tuo chiamane e per tale motivo questo messaggio deve essere il più chiaro ed efficiente possibile, in modo da fare un’ottima prima impressione e indirizzare il cliente al reparto corretto in base alla sua necessità.
Ecco qui sotto qualche regola generica per scrivere un buon messaggio di alberazione IVR.
1. Conoscere il proprio centralino e le sue possibili configurazioni
2. Identificare le richieste più comuni dei chiamanti
3. Mettere all’inizio del testo le cose più importanti
4. Non mettere una base musicale
5. Essere chiari
Vediamole più nello specifico.
1. Conoscere il proprio centralino e le sue possibili configurazioni
Anche se molti offrono funzionalità simili, ogni centralino è diverso e prima di fare il messaggio sarebbe bene capire com’è impostato il sistema, a quali interni dirottare le chiamate alla scelta di una determinata voce, quali e quanti messaggi possono essere caricati, il formato, ecc.
2. Identificare le richieste più comuni dei chiamanti
Molte aziende scelgono di impostare i messaggi IVR per reparto, mentre altri decidono di indirizzare direttamente a interni specifici; i chiamanti hanno spesso esigenze simili che se studiate si possono anticipare, infatti alcuni scelgono di includere il proprio sito web, gli orari di apertura o altre informazioni se necessario, e ciò è consigliato se si nota che l’addetto alla reception risponde sempre alle solite domande.
3. Mettere all’inizio del testo le cose più importanti
L’ordine del menu è molto importante per la Customer Experience. Se la maggior parte delle persone vi chiama per parlare con l’assistenza, questa dovrebbe essere la prima opzione fornendo subito al chiamante le informazioni cercate, sicuramente questo gioverà alla vostra immagine.
4. Non mettere una base musicale
La scelta finale spetta a voi, ma sconsigliamo vivamente di mettere una base musicale in un menù IVR, alcuni clienti potrebbero avere delle difficoltà nel capire quello che viene detto, portando così a premere un’opzione completamente a caso.
5. Essere chiari
Non c’è cosa migliore dell’essere chiari e diretti, non complicare troppo il messaggio di IVR e fornisci subito le informazioni che il tuo chiamante sta cercando senza creare un labirinto, questa cosa sarà sicuramente molto apprezzata. I clienti che vengono inondati di troppe informazioni riagganciano ancor prima di raggiungere il reparto desiderato.
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