{"id":1247,"date":"2023-09-30T10:38:56","date_gmt":"2023-09-30T08:38:56","guid":{"rendered":"https:\/\/www.telephonevox.com\/it\/blog\/?p=1247"},"modified":"2023-10-16T10:39:39","modified_gmt":"2023-10-16T08:39:39","slug":"messaggi-out-of-office-centralino-telefonico","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.telephonevox.com\/it\/blog\/messaggi-out-of-office-centralino-telefonico\/","title":{"rendered":"10 esempi di messaggi out of office per il proprio centralino telefonico"},"content":{"rendered":"

Ogni qual volta che ci si prende una pausa da lavoro \u00e8 consigliato lasciare un messaggio che avvisa dell’assenza. L’utilizzo di speaker professionisti per i servizi di registrazione<\/a> \u201cout of office\u201d che utilizziamo noi di TelephoneVox<\/strong> garantir\u00e0 una forte buona prima impressione nella mente del chiamante.<\/p>\n

Lasciare messaggi testuali scritti fuori dalla propria sede di lavoro \u00e8 complicato e non ne assicura la giusta visibilit\u00e0. Per dare, invece, ai clienti e ai colleghi ogni informazione utile riguardo l’assenza, in modo professionale ma allo stesso tempo amichevole, ci si pu\u00f2 affidare ai messaggi sul centralino telefonico.<\/p>\n

In questo articolo, vedremo alcuni esempi di messaggi out of office che torneranno utili in qualsiasi tipologia di occasione.<\/p>\n

Cos’\u00e8 un messaggio di assenza dall’ufficio?<\/h2>\n

Ma prima di vedere pi\u00f9 da vicino alcuni esempi concreti da usare come spunto e punto di partenza per i propri messaggi out of office, \u00e8 utile comprendere cosa sono.<\/p>\n

In generale, i messaggi out of office (abbreviati con l’acronimo OOO), sono delle risposte automatiche personali strettamente legate ad un interno specifico e\/o ad una persona che avvisano clienti, colleghi o chiunque altro fosse interessato ad avere un contatto con la persona assente (lungo o temporaneo sia questo periodo, in base al tipo di esigenza). Il loro fine primario \u00e8 quello di informare della propria assenza e garantire che l’attivit\u00e0 possa andare avanti senza alcun problema anche in caso non vi sia nessuno alla scrivania.<\/p>\n

Nel caso dei messaggi out of office per centralini telefonici, chiunque effettui una chiamata sentir\u00e0 un messaggio audio con un testo appositamente studiato che avviser\u00e0 riguardo il tempo di assenza e chi contattare in caso di emergenze.<\/p>\n

Questi messaggi sono molto utili soprattutto nel caso di assenze per lunghi periodi di tempo come, ad esempio, vacanze, congedi parentali o per malattia e altre forme di assenze prolungate.<\/p>\n

\u00c8 importante che il messaggio sia strutturato in maniera professionale ma, allo stesso tempo, amichevole. Per essere efficace, poi, \u00e8 sempre importante utilizzare un linguaggio appropriato e una dizione adeguata. Non \u00e8 il caso, quindi, di inserire battute, umorismo, commenti fuori luogo o cadenze dialettali durante la pronuncia.<\/p>\n

Proprio per questo motivo, \u00e8 sempre opportuno affidarsi ad aziende specializzate nella progettazione e realizzazione di questa tipologia di contenuto, cos\u00ec da avere la certezza di comunicare nel modo corretto le informazioni che si desidera condividere.<\/p>\n

Quando lo si utilizza?<\/h3>\n

Come gi\u00e0 accennato nell’introduzione di questo articolo, i messaggi di out of office sono molto utili a livello aziendale e professionale nel caso si voglia comunicare a clienti, colleghi o abbonati a un determinato servizio un’assenza temporanea, inserendo anche contatti alternativi qualora ci sia necessit\u00e0 di risposte o soluzioni urgenti.<\/p>\n

Sono particolarmente indicati per chi lavora nell’ambito del servizio clienti, nel marketing e nelle comunicazioni, infatti, forniscono un messaggio professionale, conciso e chiaro del motivo di assenza. Clienti e abbonati in genere si aspettano risposte e soluzioni rapide ai loro problemi, in particolare da persone che lavorano nel servizio di assistenza, nel marketing e nelle comunicazioni.<\/p>\n

I principali casi in cui \u00e8 possibile utilizzare un messaggio out of office sono: periodo di ferie o vacanza, presenziare a una conferenza o una riunione lavorativa, casi di congedo o malattia, giornata libera, visita medica.<\/p>\n

Di seguito, vedremo alcuni esempi che potranno servire come punto di partenza per impostare i propri messaggi out of office in diverse occasioni.<\/p>\n

Messaggio Classico basilare<\/h3>\n

Quando non si hanno motivi particolari di assenza, basta progettare un messaggio di out of office breve e professionale, che comunichi le informazioni principali dell’assenza.<\/p>\n

Nel caso di un messaggio base il testo pu\u00f2 essere il seguente:<\/p>\n

ciao, ti ringrazio per avermi contattato. Sono fuori ufficio fino al 30 aprile e non potr\u00f2 accedere ai miei contatti aziendali nel corso della mia assenza. Se necessiti di un\u2019assistenza urgente, puoi contattare un nostro rappresentante al seguente indirizzo email: esempio@email.com o chiamare al numero 329*******. In caso contrario, risponder\u00f2 ai tuoi messaggi non appena rientrato in ufficio, grazie e arrivederci.<\/em><\/p><\/blockquote>\n

Congedo medico<\/h3>\n

Nel caso ci si debba sottoporre a una visita, un intervento o si soffre di una patologia che richiede recupero o un particolare trattamento, \u00e8 possibile inserire queste informazioni nel messaggio di out of office, cos\u00ec che i propri contatti capiscano di dover rispettare privacy e tempi di recupero.<\/p>\n

In questo caso, un testo di esempio potrebbe essere il seguente:<\/p>\n

ciao, grazie per avermi contattato. In questo momento non mi trovo in ufficio e sono in congedo medico dal 10 al 25 aprile. Terr\u00f2 sotto controllo la posta elettronica, ma gentilmente contatta la mia collaboratrice per ogni esigenza di consulenza nel corso di questo periodo. I suoi contatti sono esempio@email.com – 347*******. Grazie per la comprensione e a presto.<\/em><\/p><\/blockquote>\n

A breve termine<\/h3>\n

In alcuni ambiti lavorativi o professioni \u00e8 importante mantenere contatti costanti con clienti e colleghi. Per questo motivo, \u00e8 importante impostare un messaggio out of office ogni volta che ci si allontana anche per poche ore. Questa tipologia di comunicazioni \u00e8, quindi, sfruttabile anche nel caso ci si debba assentare per una riunione o un appuntamento, ma si far\u00e0 ritorno in sede nel corso della giornata.<\/p>\n

Vediamo, di seguito, un esempio:<\/p>\n

ciao e grazie per avermi contattato. Sono assente dalla mia sede lavorativa per una riunione dalla 10:00 alle 12:00 di oggi 5 maggio. Non potr\u00f2 accedere alla mia casella e-mail, quindi se hai bisogno di un aiuto urgente puoi contattare il mio collaboratore al numero 320******* o all’indirizzo email esempio@email.com. In caso puoi aspettare, ti contatter\u00f2 personalmente al mio rientro. Grazie e a presto.<\/em><\/p><\/blockquote>\n

Vacanza<\/h3>\n

Quando ci si trova in vacanza, anche in periodi meno comuni, \u00e8 importante far sapere che gli uffici saranno chiusi. In questo caso si pu\u00f2 impostare il seguente messaggio:<\/p>\n

salve, sono in ferie nella settimana dal 20 al 26 gennaio. Risponder\u00f2 ai vostri messaggi al mio rientro il 27 gennaio. In caso di emergenza potete contattare un responsabile al numero 333********.<\/em><\/p><\/blockquote>\n

Altrimenti, se le ferie coinvolgono tutta l\u2019azienda, il messaggio potrebbe essere il seguente:<\/p>\n

salve, i nostri uffici resteranno chiusi nella settimana dal 20 al 26 gennaio. Risponderemo ai vostri messaggi non appena torneremo in sede luned\u00ec 27 gennaio. In casi di emergenza, potete contattare un responsabile al numero 333*******. In questo caso per\u00f2 il messaggio non \u00e8 pi\u00f9 detto \u201cout of office\u201d, bens\u00ec trattasi di un \u201cmessaggio di uffici chiusi\u201d che coinvolge l\u2019intero centralino e l\u2019intera azienda, quindi non pi\u00f9 un solo interno\/persona.<\/em><\/p><\/blockquote>\n

Congedo di maternit\u00e0 o paternit\u00e0<\/h2>\n

Il congedo parentale varia da poco meno di 10 settimane fino a sei o pi\u00f9 mesi. Le regole cambiano in base al luogo di residenza e di lavoro. In questi casi, i propri clienti o collaboratori vanno avvisati con un messaggio come il seguente:<\/p>\n

ciao, sono in congedo di maternit\u00e0 dal 4 gennaio al 5 aprile. In questo tempo di assenza gestir\u00e0 le mie pratiche il mio collaboratore Mario Rossi che puoi contattare all’indirizzo email mariorossi@email.com o al numero 329*******. Grazie per la comprensione e a presto.<\/em><\/p><\/blockquote>\n

Divertente<\/h3>\n

Se la tua azienda o la tua attivit\u00e0 lo concede, puoi anche impostare un messaggio divertente (sempre nei limiti della professionalit\u00e0 e del buon gusto). Di seguito un esempio:<\/p>\n

ciao, non mi trovo in ufficio ma in una calda spiaggia della Sardegna. Un compito che non sto svolgendo \u00e8 sicuramente leggere i messaggi di posta. Tuttavia, se hai urgente bisogno di aiuto puoi contattare il mio collaboratore al numero 328******* o scrivendogli una mail all’indirizzo esempio@email.com. Ti risponder\u00f2 al mio ritorno il 30 giugno. Ti auguro una buona giornata.<\/em><\/p><\/blockquote>\n

Affidati a noi di TelephoneVox<\/h2>\n

Abbiamo visto diversi esempi di messaggi out of office per il proprio centralino telefonico. Per funzionare a dovere ed apparire professionali \u00e8 necessario affidarsi a un’azienda specializzata in questo settore come TelephoneVox che organizza il lavoro in tale ambito in maniera precisa, informatizzando ogni operazione manuale e dedicando pi\u00f9 tempo alle idee.<\/p>\n

Uno dei punti di forza dei messaggi creati dall’azienda \u00e8 la scelta degli speaker, selezionati ogni anno con cura e attenzione. \u00c8 in questo modo che, negli anni, TelephoneVox ha realizzato un catalogo con i migliori professionisti del settore. Questi, infatti, vengono selezionati tramite un meccanismo complesso e di alta qualit\u00e0.<\/p>\n

Ogni ordine ricevuto viene pianificato nel dettaglio, prassi che consente di dare ai clienti una data di consegna certa del progetto richiesto. Dopo aver elaborato tutte le specifiche, vengono sviluppati gli strumenti che consentiranno agli speaker e ai fonici di interagire.<\/p>\n

Infine, TelephoneVox si distingue dai competitor anche per il minuzioso controllo di qualit\u00e0. Su ogni ordine ricevuto, infatti, vengono effettuati accurati controlli di ortografia e di grammatica. In pi\u00f9, viene anche curata nel minimo dettaglio la dizione, la chiarezza e la pulizia della voce registrata. Pi\u00f9 della met\u00e0 degli ordini viene revisionata da un addetto specializzato che si accerter\u00e0 della qualit\u00e0 del lavoro degli speaker e del fonico, indicando un livello preciso di qualit\u00e0.<\/p>\n

 <\/p>\n

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