{"id":1202,"date":"2023-06-07T11:11:41","date_gmt":"2023-06-07T09:11:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.telephonevox.com\/it\/blog\/?p=1202"},"modified":"2023-06-07T11:11:41","modified_gmt":"2023-06-07T09:11:41","slug":"quali-messaggi-risposta-automatica-scegliere-azienda","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.telephonevox.com\/it\/blog\/quali-messaggi-risposta-automatica-scegliere-azienda\/","title":{"rendered":"Quali messaggi di risposta automatica scegliere per la tua azienda?"},"content":{"rendered":"

All’interno di un’azienda \u00e8 importante che vengano curati tutti i dettagli e che si riesca a conquistare il cliente sotto ogni punto di vista.<\/p>\n

In questo quadro rientrano perfettamente i messaggi di risposta automatica<\/strong> che puoi registrare per il tuo centralino, ricorrendo a noi di Telephone Vox<\/strong>, che ormai da anni ci occupiamo della realizzazione di comunicazioni ufficiali per informare coloro che chiamano in merito a attesa, chiusure o per dare loro il benvenuto. Se hai difficolt\u00e0 ad installare il messaggio registrato sul centralino telefonico<\/a>, non esitare a chiederci supporto.<\/p>\n

Vedremo quindi nel dettaglio perch\u00e9 \u00e8 importante scegliere la frase migliore e utilizzare una voce calda e accogliente, per poi inserire una serie di esempi che possono esserti di aiuto per comprendere come gestire al meglio il tuo centralino.<\/p>\n

Perch\u00e9 le risposte automatiche sono importanti per la tua azienda?<\/h2>\n

I messaggi automatici del centralino<\/strong> sono importanti per la tua azienda per diversi motivi.<\/p>\n

Il cliente che chiama non ha solitamente tempo da perdere e pertanto vorrebbe essere ascoltato immediatamente in quelle che sono le sue richieste.<\/p>\n

Questo non \u00e8 sempre possibile, poich\u00e9 potrebbero verificarsi dei tempi di attesa pi\u00f9 o meno lunghi a causa di un elevato flusso di chiamate.
\nGli uffici potrebbero poi essere chiusi per eventi, festivit\u00e0 o situazioni improvvise.<\/p>\n

\u00c8 quindi essenziale che coloro che chiamino siano informati della situazione con il trascorrere dei minuti e possano scegliere se rimanere in linea o riprovare pi\u00f9 tardi.<\/p>\n

Entra perci\u00f2 in ballo il concetto di trasparenza<\/strong>, che permette di instaurare un rapporto di fiducia e far preferire la tua azienda rispetto alle altre che operano sul mercato.<\/p>\n

Vediamo quindi quali sono i vantaggi che si possono trarre e perch\u00e9 compiere un investimento in tal senso per battere la concorrenza.<\/p>\n

Vantaggi del risponditore automatico<\/h2>\n

Quando si chiama un’azienda o un centralino si vorrebbe sapere esattamente a cosa si andr\u00e0 incontro e quali sono i tempi di attesa<\/strong> per ottenere una risposta.<\/p>\n

Pertanto, \u00e8 possibile inserire diversi messaggi che informano sul numero di persone in coda o quanto ancora \u00e8 necessario aspettare.<\/p>\n

Inoltre, un cortese messaggio di benvenuto<\/strong> rassicura sul fatto di non aver sbagliato numero, mentre uno di chiusura stagionale e periodica impedisce al potenziale cliente di chiamare a vuoto e innervosirsi, con il risultato di ricorrere al servizio di un competitor del settore.<\/p>\n

Oltre a trovare la frase migliore, \u00e8 essenziale che questa sia pronunciata con la giusta intonazione e con voce calda e gentile, in modo che la comunicazione arrivi in maniera chiara e si crei dell’empatia tra l’azienda e il potenziale fruitore dei prodotti o dei servizi, ma soprattutto per trasmettere professionalit\u00e0 e qualit\u00e0 fin dal messaggio audio di accoglienza<\/p>\n

Risparmio tempo<\/h3>\n

Il risparmio di tempo ricorrendo a dei messaggi registrati per il centralino<\/strong> \u00e8 valido da entrambe le parti.<\/p>\n

Il cliente non deve attendere inutilmente quando gli uffici sono chiusi e sa esattamente quali tempi lo attendono prima che un operatore risponda, valutando in autonomia se \u00e8 il caso di aspettare.<\/p>\n

L’azienda non vede quindi formarsi delle code eccessive e, registrando gi\u00e0 dei messaggi riguardanti le risposte pi\u00f9 semplici o reindirizzando alle faq del proprio sito web, ottimizza i tempi<\/strong> e non riceve telefonate inutili.<\/p>\n

Il lavoro viene in questo modo gestito in maniera decisamente pi\u00f9 fluida, con un minore dispendio di forza lavoro e di materiale umano da impiegare per questa mansione.<\/p>\n

Risparmio sul personale<\/h3>\n

Utilizzando messaggi registrati \u00e8 possibile diminuire il numero dei dipendenti che si occupano del centralino, lasciando solo coloro che devono rispondere alle domande pi\u00f9 articolate.<\/p>\n

Il resto pu\u00f2 essere smistato e gestito dal risponditore<\/strong>, rimandando al sito o alle faq.<\/p>\n

Il servizio di comunicazioni registrate in maniera professionale con Telephone Vox<\/strong> non richiede un investimento iniziale troppo oneroso e permette di risparmiare sul personale qualificato.<\/p>\n

Immagine dell’azienda professionale e seria<\/h3>\n

Uno degli aspetti che maggiormente convince il cliente a scegliere un’azienda piuttosto che un’altra \u00e8 l’idea di seriet\u00e0 e affidabilit\u00e0<\/strong> che questa riesce a comunicare.<\/p>\n

Utilizzare un centralino con messaggi registrati mostra una realt\u00e0 seria e articolata, che comunica in maniera chiara con il cliente e non gli fa perdere tempo dietro a linee chiuse o occupate a lungo<\/strong>.<\/p>\n

L’idea che viene trasmessa \u00e8 quella di rispetto nei confronti dell’acquirente e organizzazione su tutti i livelli, con una probabilit\u00e0 maggiore che verr\u00e0 erogato un servizio top.<\/p>\n

Facilit\u00e0 di installazione<\/h3>\n

L\u2019addetto tecnico in azienda o un semplice addetto qualunque verr\u00e0 messo nella condizione di usare correttamente il centralino<\/strong> e impostare il messaggio di benvenuto, attesa o chiusura con un solo click, togliendolo quando non \u00e8 pi\u00f9 necessario.
\nQuesta operazione richiede solo pochissimi passaggi e prevede di visitare il pannello di controllo del centralino, all’interno del quale si deve caricare il file audio preventivamente registrato in studio di registrazione (come Telephone Vox).<\/p>\n

Dare ai dipendenti il tempo di una pausa<\/h3>\n

Talvolta il ritmo delle telefonate che vengono ricevute da un’azienda \u00e8 molto serrato e i dipendenti non hanno tempo di fermarsi o di reperire le informazioni per dare una risposta coerente.
\nAttivando il messaggio di attesa<\/strong> \u00e8 invece possibile alzarsi dalla propria postazione e poter svolgere altre mansioni facendo attendere qualche minuto il cliente e rendendo la giornata di lavoro meno pressante e pi\u00f9 adatta alla forza lavoro umana.<\/p>\n

Esempio di messaggio risposta automatica<\/h2>\n

Oltre alla scelta della voce e della musica<\/strong> di benvenuto, \u00e8 importante che l’azienda opti per il messaggio migliore per ogni evenienza.
\nQuesto deve essere chiaro e preciso, adatto al proprio target di clientela e inserito ogni volta che esiste la necessit\u00e0.
\nVediamo quindi degli esempi concreti dai quali prendere spunto in modo da far crescere il prestigio della propria seriet\u00e0 e dare all’esterno un’idea di professionalit\u00e0 e seriet\u00e0 sotto tutti i punti di vista, mostrando la massima cura per i dettagli.<\/p>\n

Messaggio di benvenuto \/ cortesia<\/h2>\n

Il biglietto da visita di un’azienda \u00e8 il suo messaggio di benvenuto<\/strong>, che rassicura il cliente di aver composto il numero giusto.<\/p>\n

Per prima cosa bisogna salutare e affermare: “Benvenuto in (nome azienda)! Saremo lieti di servirti il pi\u00f9 presto possibile. In attesa che un operatore risponda alla tua chiamata puoi consultare comodamente il nostro sito web per ogni informazione.”<\/p>\n

In questo modo l’acquirente non si sente abbandonato e viene anche informato circa la presenza di un portale comodo per la consultazione, scegliendo se proseguire la telefonata o ricorrere direttamente al mezzo digitale.<\/p>\n

Messaggio di attesa<\/h2>\n

Il messaggio di attesa \u00e8 uno dei pi\u00f9 delicati, in quanto il cliente pu\u00f2 innervosirsi se i tempi sono molto lunghi<\/strong> e se ha una imminente necessit\u00e0 di parlare con un operatore.
\nIl consiglio \u00e8 per prima cosa di ringraziarlo della sua telefonata e comunicare chiaramente quali saranno i tempi di attesa al telefono, cos\u00ec da lasciarlo scegliere se proseguire o riprovare pi\u00f9 tardi.
\nUn messaggio tipo pu\u00f2 essere: “Grazie di aver contattato la (nome azienda). Risponderemo alla tua chiamata in circa tot minuti, oppure le persone in coda sono tot, si prega di attendere.”. Se vuoi puoi comunque evitare di indicare il tempo di attesa previsto in quanto il messaggio di attesa serve soprattutto ad intrattenere durante l\u2019attesa, appunto.<\/p>\n

Messaggio di uffici chiusi<\/h2>\n

Quando gli uffici rimangono chiusi<\/strong> \u00e8 molto importante che il cliente venga avvisato circa le tempistiche, in modo che non si stressi telefonando a vuoto.
\nIl messaggio deve essere quindi chiaro e puntuale e dire: “Grazie di aver contattato la (nome azienda). I nostri uffici saranno chiusi dal giorno \u2026..al giorno\u2026\u2026. Si prega di richiamare.”<\/p>\n

Al termine della comunicazione puoi aggiungere una nota cortese relativa al periodo, come ad esempio un messaggio di auguri per le festivit\u00e0 natalizie oppure un classico buone vacanze estive.<\/p>\n

Questi sono solo degli esempi dai quali trarre ispirazione per registrare il tuo messaggio, che tuttavia dipende anche dal mood della societ\u00e0 e dal tipo di sensazioni si vogliono trasmettere.
\nAlcuni preferiscono rimanere su un tono neutro e professionale, altri avere un linguaggio pi\u00f9 fresco e scherzoso, altri ancora aggiungono un tocco personale.
\nQualsiasi sia la tua scelta ricorri a un portale serio come Telephone Vox, che consente di ottenere un risultato ottimale in pochi secondi e godendo di un ottimo rapporto qualit\u00e0-prezzo.
\nRegistrerai il messaggio con la voce pi\u00f9 idonea e potrai scegliere la melodia perfetta.<\/p>\n

 <\/p>\n

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