{"id":1061,"date":"2022-11-21T12:30:54","date_gmt":"2022-11-21T11:30:54","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.telephonevox.com\/?p=1061"},"modified":"2022-11-21T12:30:54","modified_gmt":"2022-11-21T11:30:54","slug":"come-sfruttare-al-meglio-le-caselle-vocali-con-i-centralini-telefonici","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.telephonevox.com\/it\/blog\/come-sfruttare-al-meglio-le-caselle-vocali-con-i-centralini-telefonici\/","title":{"rendered":"Come sfruttare al meglio le caselle vocali con i centralini telefonici"},"content":{"rendered":"

Le metodologie di comunicazione, negli ultimi tempi, stanno radicalmente cambiando: grazie alla societ\u00e0 nella quale ci troviamo, sempre pi\u00f9 rivolta al futuro e alla ricerca di nuovissime tecniche all’avanguardia nel campo tecnologico<\/strong>, possiamo con certezza sottolineare come la comunicazione \u00e8 diventata sempre pi\u00f9 facile ed intuitiva, ma soprattutto smart.<\/p>\n

Tale processo di innovazione viene portato avanti anche grazie all’introduzione delle cosiddette caselle vocali, anche nella sfera aziendale; nonostante sia tecnologicamente avanzato, tuttavia, tale strumento pu\u00f2 essere trasformato in un ausilio che aumenti la produttivit\u00e0<\/strong> solamente previa una pianificazione del flusso di funzionamento.<\/p>\n

Le caselle vocali, infatti, possono essere tranquillamente annoverate tra gli sparring partners ideali di un’azienda, ma sono molteplici i casi del loro utilizzo a sproposito, senza capire il loro reale funzionamento prima di usarle.<\/p>\n

In questa breve guida, cerchiamo di definire le modalit\u00e0 di utilizzo delle caselle vocali<\/strong> con i centralini telefonici, chiarendo anche le differenze tra esse e i messaggi della segreteria telefonica<\/a> ed esaminando alcuni consigli da conoscere per registrare una casella vocale efficace.
\nImmergiamoci subito!<\/p>\n

Differenza tra segreteria telefonica e caselle vocali<\/h2>\n

Le caselle vocali sono sistemi progettati per essere impiegati in maniera del tutto similare alla segreteria telefonica; tuttavia, esistono delle cruciali differenze che permettono una separazione tra i due strumenti.<\/p>\n

La segreteria telefonica, ad esempio, \u00e8 generalmente un dispositivo fisico<\/strong> che ha come scopo principale quello di registrare i messaggi<\/strong> in funzione di un telefono realmente esistente, cosa che non avviene con la casella vocale, la quale \u00e8 un servizio che assicura la registrazione dei messaggi su un server ben specifico, ossia un’entit\u00e0 separata dal telefono esistente, alla quale l’utente destinatario pu\u00f2 accedere anche da remoto.<\/p>\n

Pertanto, ecco una primissima differenza sostanziale tra i due strumenti: tra segreteria telefonica e casella vocale si differenzia il modo in cui l’utente accede ai messaggi, oltre alla modalit\u00e0 di archiviazione degli stessi.<\/p>\n

Oltre a ci\u00f2, la segreteria telefonica, essendo un dispositivo fisico, consente al destinatario di un messaggio di accedervi premendo solitamente un pulsante<\/strong> ubicato sul dispositivo stesso, il quale gli permette di ascoltare i messaggi ricevuti; la casella vocale, al contrario, pu\u00f2 essere accessibile anche tramite PC, dal momento che si tratta di un dispositivo remoto, dando la possibilit\u00e0 all’utente di ascoltare i propri messaggi dovunque egli si trovi.<\/p>\n

Un’ulteriore sottile differenza che intercorre tra segreteria telefonica e casella vocale focalizza l’attenzione sul funzionamento interno dei dispositivi: con la segreteria telefonica, fin quando il destinatario non risponde, la chiamata viene indirizzata in maniera del tutto automatica alla macchina, la quale si occupa di registrare il messaggio del mittente della chiamata.
\nIn linea generale, per\u00f2, la maggioranza delle segreterie non \u00e8 in grado di registrare il messaggio se il destinatario \u00e8 realmente al telefono ma non ha modo di rispondervi, cosa che la casella vocale effettua, trasferendo la chiamata al server ad essa associato e permettendo al chiamante di lasciare un messaggio anche qualora il destinatario sia gi\u00e0 presente sulla linea telefonica nel momento in cui arriva la seconda chiamata.<\/p>\n

Ad oggi, esistono servizi specializzati come il nostro: TelephoneVox, mettiamo al servizio della clientela la possibilit\u00e0 di registrare messaggi per segreterie e centralini con la voce personalizzata di speaker e doppiatori, grazie allo studio di registrazione ad essa associato.<\/p>\n

\u00c8 possibile, infatti, ordinare dei messaggi personalizzati dotati di testi e base musicale a scelta del cliente, letti da professionisti del doppiaggio in circa 10 lingue diverse; per ricevere maggiori informazioni, basta compilare il form integrato nel sito web ufficiale dell’azienda per calcolare il preventivo.<\/p>\n

Quali vantaggi che le caselle vocali garantiscono?<\/p>\n

Principali vantaggi della Voicemail: come funziona?<\/h2>\n

Un altro termine inglese utilizzato per descrivere le caselle vocali \u00e8 Voicemail, denominazione anglofona frequentemente usata nello slang odierno.<\/p>\n

I sistemi di comunicazione VoIP hanno beneficiato parecchio dell’introduzione della Voicemail, grazie alla sua capacit\u00e0 di recapitare i messaggi registrati direttamente all’indirizzo email associato.<\/p>\n

\u00c8 inutile dire quanto questo aspetto consenta di dimezzare letteralmente il tempo di risposta ai messaggi sensibili, oltre che tenere sempre sotto controllo e monitorato il carico di lavoro di una realt\u00e0 aziendale, permettendo ai dipendenti di controllare rapidamente la posta vocale tramite la casella di posta elettronica, vantaggio assolutamente cruciale nella societ\u00e0 frenetica nella quale viviamo oggi.<\/p>\n

Qual \u00e8 il funzionamento della Voicemail?<\/strong><\/p>\n

Il sistema \u00e8 davvero molto semplice: il messaggio registrato dal chiamante viene automaticamente convertito in file audio con estensione .wav e, al contempo, viene inoltrato come allegato mail alla posta elettronica associata alla Voicemail.<\/p>\n

Il messaggio di posta elettronica che verr\u00e0 recapitato all’indirizzo e contenente come allegato il file audio includer\u00e0 dettagli come l’ora e il giorno della creazione del messaggio, oltre che il numero di telefono della persona chiamante.<\/p>\n

Una volta ricevuta la mail, basta semplicemente scaricare sul proprio PC il file audio .wav per riprodurlo e ascoltare il messaggio.<\/p>\n

Uno dei reali vantaggi che questo sistema di comunicazione offre riguarda proprio la sfera interna di un’azienda: supponendo che si tratti di una realt\u00e0 molto grande e dispersiva, utilizzare la Voicemail per restare in contatto con i membri del proprio team di lavoro permetter\u00e0 di ridurre sensibilmente i tempi di risposta ai messaggi, aumentando contemporaneamente quella che \u00e8 la produttivit\u00e0 dello staff.
\nInoltre, tramite la Voicemail \u00e8 possibile salvare i messaggi vocali ricevuti, sia nella stessa casella di posta elettronica che nella memoria interna del dispositivo, dopo aver effettuato il download.<\/p>\n

La Voicemail permette anche di rimanere aggiornati sulle comunicazioni grazie al sistema di notifica integrato che rende vano il costante controllo del client web o dell’app.
\nInsomma, la Voicemail, al giorno d’oggi, risulta essere un potente alleato per la comunicazione aziendale!
\nVediamo adesso alcuni consigli per registrare in modo ottimale e corretto una casella vocale.<\/p>\n

Consigli da tenere in considerazione per registrare una casella vocale<\/h2>\n

Oltre al semplice processo di registrazione di un messaggio vocale, un ruolo chiave \u00e8 giocato dal modo in cui esso viene registrato: in altre parole, esistono delle precise regole essenziali da seguire affinch\u00e9 un messaggio registrato possa essere realmente efficace.
\nQuali?
\nConsideriamole una per volta.<\/p>\n

Il cliente deve sentirsi a proprio agio<\/h3>\n

Affinch\u00e9 un messaggio vocale possa essere definito efficace, \u00e8 di fondamentale importanza che riesca a mettere a proprio agio il cliente, essendo chiaro e veloce e non utilizzando troppi giri di parole per spiegare un concetto.
\nIl messaggio dovrebbe soddisfare la regola delle 5 W, rispondendo alle domande chi? (Who?), cosa? (What?), quando? (When?), dove? (Where?) e perch\u00e9? (Why?), fornendo un contesto che risulti essere chiaro e ben comprensibile affinch\u00e9 si crei una sorta di fidelizzazione tra il cliente e il mittente del messaggio.<\/p>\n

Il messaggio deve fornire indicazioni precise<\/h3>\n

Anzich\u00e9 mettere a disposizione del cliente dei suggerimenti vaghi e generalisti, \u00e8 importante che il messaggio vocale gli chieda le informazioni che si desiderano: solo cos\u00ec ci si avvicina a grandi passi verso l’obiettivo che ci si \u00e8 posti.<\/p>\n

Il messaggio dev’essere chiaro e brillante<\/h3>\n

La casella vocale deve contenere un messaggio che renda lampanti le motivazioni che permettano di considerare il messaggio stesso un’eccezione alla regola.<\/p>\n

\u00c8 importantissimo un atteggiamento positivo e sicuro mentre si registra il messaggio: anche se questo non \u00e8 visibile fisicamente, si sente dal tono della voce e dal contenuto del messaggio stesso.
\nIn questo modo, il cliente sar\u00e0 in grado di capire la competenza e la professionalit\u00e0 di chi sta dall’altra parte e sar\u00e0 maggiormente attratto dal messaggio e dal mittente.<\/p>\n

Se \u00e8 necessario inoltrare delle richieste al destinatario, esse dovranno essere fatte in modo entusiastico ma specifico, in modo da chiedere al cliente le informazioni per richiamarlo senza che ci siano fraintendimenti o equivoci di sorta.<\/p>\n

Il messaggio dev’essere conciso e immediato<\/h3>\n

Alcuni studi scientifici hanno dimostrato che la prima impressione di una persona ce la si crea in soli 7 secondi. A volte bastano pochissime parole per arrivare al cuore delle persone: non servono enormi giri di parole o discorsi prolissi per catturare l’attenzione. La combo perfetta per riuscirci prevede l’inclusione di un’efficace personalizzazione del messaggio, ossia l’apposizione della propria firma ad esso, della velocit\u00e0 con la quale si esprime il concetto desiderato e della coerenza di linguaggio, strategia ottimale per aumentare le possibilit\u00e0 che il cliente decida di ricontattare.
\nMediamente, un buon messaggio vocale dovrebbe durare circa 30 secondi, al fine di non rischiare che le informazioni contenute nel messaggio stesso vadano perse o si perda la chiamata del cliente.<\/p>\n

Seguire queste poche ma essenziali regole permetter\u00e0 di realizzare messaggi vocali efficaci e in grado di arrivare al cuore delle persone, target di cruciale importanza per il successo!<\/p>\n

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Le metodologie di comunicazione, negli ultimi tempi, stanno radicalmente cambiando: grazie alla societ\u00e0 nella quale ci troviamo, sempre pi\u00f9 rivolta al futuro e alla ricerca di nuovissime tecniche all’avanguardia nel campo tecnologico, possiamo con certezza sottolineare come la comunicazione \u00e8 diventata sempre pi\u00f9 facile ed…<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":1087,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[2],"tags":[],"class_list":["post-1061","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-centralini"],"yoast_head":"\nCome sfruttare al meglio le caselle vocali con i centralini telefonici<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Le metodologie di comunicazione stanno radicalmente cambiando grazie alla societ\u00e0 nella quale ci troviamo. 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