16 Sep Πώς ολοκληρώνεται μια τηλεφωνική συνομιλία;

Μια τηλεφωνική συνομιλία μπορεί να ολοκληρωθεί με διάφορους τρόπους, οι οποίοι διακρίνονται ανάλογα με το πόσο επίσημο ή ανεπίσημο είναι το πλαίσιο. Η λήξη μιας τηλεφωνικής κλήσης, και στις δύο περιπτώσεις, μπορεί να αποδειχθεί αρκετά περίπλοκη.

Εμείς στην TelephoneVox δημιουργούμε επαγγελματικές ηχογραφήσεις για τηλεφωνικά κέντρα, μέσα από αυτόν τον οδηγό, θέλουμε να μοιραστούμε μερικές χρήσιμες συμβουλές σχετικά με το πώς να ολοκληρώσετε μια τηλεφωνική κλήση.

Είναι σημαντικό να επιλέγεται η κατάλληλη στιγμή για να κλείσει μια κλήση, καθώς και ο σωστός τρόπος, με φράσεις που να μην είναι υπερβολικά μεγάλες και που επιτρέπουν τον τερματισμό της συνομιλίας χωρίς δυσκολίες.
Σε επίσημο πλαίσιο, μπορείτε να ρωτήσετε τον καλούντα εάν χρειάζεται κάτι ακόμα, δείχνοντας διαθεσιμότητα και επαγγελματισμό: αυτό είναι ένα εξαιρετικό σημείο εστίασης της συνομιλίας και επιτρέπει το φυσικό κλείσιμο της κλήσης χωρίς εμπόδια.
Αυτή είναι μια κλασική προσέγγιση που χρησιμοποιείται σε επίσημες περιπτώσεις, όπως όταν ο πελάτης επικοινωνεί με την υποστήριξη για να υποβάλει ερωτήσεις ή όταν αντιμετωπίζει προβλήματα σχετικά με τις παρεχόμενες υπηρεσίες.

Είναι, λοιπόν, σωστό να ρωτήσετε αν υπάρχουν άλλες πληροφορίες που χρειάζεται ο καλών. Ένας τρόπος για να μην κλείσετε την κλήση, ο οποίος πρέπει οπωσδήποτε να αποφεύγεται, είναι η φράση:
«Είναι όλα;» – καθώς αυτή μπορεί να θεωρηθεί αγενής από την πλευρά του καλούντος και να τον αποτρέψει από το να καλέσει ξανά στο μέλλον. Συνιστάται αντ’ αυτού να ρωτήσετε: «Χρειάζεστε περαιτέρω βοήθεια;»

Πριν ολοκληρώσετε την κλήση, συνιστάται να περιμένετε μερικά δευτερόλεπτα, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν και για να εκφράσετε τη φράση λήξης της συνομιλίας.

Με αυτόν τον τρόπο, το τέλος της συνομιλίας γίνεται φυσικό και ευχάριστο. Όταν ο πελάτης δηλώνει πως δεν χρειάζεται άλλη βοήθεια, μπορείτε να περιμένετε μερικά δευτερόλεπτα και στη συνέχεια να ολοκληρώσετε την κλήση.

Είναι επίσης σημαντικό να μην διακόπτετε τον καλούντα, καθώς αυτό μπορεί να θεωρηθεί αγένεια. Είναι πάντα καλό να παρέχετε έναν ευγενικό λόγο για να κλείσετε την τηλεφωνική συνομιλία.
Αν η συζήτηση έχει βγει εκτός θέματος ή έχει χαθεί η ροή της κουβέντας – και κατά συνέπεια χάνεται και χρόνος – μπορείτε να εκμεταλλευτείτε μια φυσική παύση λίγων δευτερολέπτων για να επιστρέψετε στο αρχικό θέμα. Έτσι, το πρόβλημα που ώθησε τον πελάτη να καλέσει μπορεί να επιλυθεί ευκολότερα και η κλήση να ολοκληρωθεί αποτελεσματικά.

Πάντα είναι καλό να είστε όσο το δυνατόν πιο ευγενικοί και επαγγελματίες. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να διακόψετε την κλήση με ευγένεια και ειλικρίνεια, για παράδειγμα εάν το πρόβλημα έχει ήδη λυθεί και υπάρχει ανάγκη να κλείσετε τη γραμμή.
Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να αναφέρετε ότι υπάρχουν άλλοι πελάτες στην αναμονή και στη συνέχεια να ρωτήσετε μια τελευταία φορά αν χρειάζονται κάτι ακόμα.
Εναλλακτικά, μπορείτε να πείτε ότι μόλις έφτασε ένας πελάτης και επομένως πρέπει να κλείσετε την κλήση. Αυτού του είδους οι φράσεις λήξης είναι πολύ αποτελεσματικές, επειδή είναι ειλικρινείς και κατανοητές από την πλευρά του καλούντος, υπό την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιούνται με τον μέγιστο επαγγελματισμό.

Πριν ολοκληρώσετε την κλήση, είναι πάντα σωστό να ευχαριστήσετε τον καλούντα για την επικοινωνία του και για οποιαδήποτε αναφορά προβλήματος σχετικού με τις υπηρεσίες της επιχείρησής σας.
Ανάλογα με τη συγκεκριμένη περίπτωση, συνιστάται επίσης να εκφράζετε ευχαριστίες για σχόλια, προτάσεις ή λεπτομερείς επισημάνσεις, αλλά και για τον χρόνο που αφιερώθηκε στην επικοινωνία.
Αυτή η κίνηση εκτιμάται ιδιαίτερα και μπορεί να ενθαρρύνει τον πελάτη να επικοινωνήσει ξανά με την υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών.

Γιατί είναι σημαντικό να κλείνετε μια τηλεφωνική κλήση με επαγγελματικό τρόπο;

Τα επαγγελματικά περιβάλλοντα απαιτούν άριστες δεξιότητες που στοχεύουν στην ικανοποίηση των πελατών ή των χρηστών, ακόμα και στο πλαίσιο της εξυπηρέτησης πελατών. Το τμήμα εξυπηρέτησης μπορεί να διαχειριστεί διάφορες κλήσεις, που πραγματοποιούνται για πολλούς λόγους – από αναφορές λανθασμένων παραγγελιών έως αιτήματα για πληροφορίες σχετικά με κάποιο συγκεκριμένο προϊόν.

Η κατάλληλη τηλεφωνική συμπεριφορά (τηλεφωνικό savoir-faire) μπορεί να αυξήσει σημαντικά την ικανοποίηση των χρηστών, να ενισχύσει τη θετική φήμη της επιχείρησης μέσω συστάσεων (word of mouth) και να συμβάλει στη συλλογή περισσότερων θετικών αξιολογήσεων.

Η φροντίδα του τμήματος εξυπηρέτησης πελατών ενισχύει την πιστότητα του χρήστη, ο οποίος θα προτιμήσει τα προϊόντα της εταιρείας σας σε σχέση με άλλες επιλογές στην αγορά και δεν θα διστάσει να επικοινωνήσει ξανά με την υποστήριξη εάν χρειαστεί.

Για όλους αυτούς τους λόγους, είναι θεμελιώδους σημασίας να πραγματοποιείται και να ολοκληρώνεται μια τηλεφωνική κλήση με ευγένεια και επαγγελματισμό. Ένα ευγενικό και επίσημο κλείσιμο κάνει τον πελάτη να αισθάνεται άνετα και σεβαστός.

Πριν ολοκληρωθεί η τηλεφωνική συνομιλία, συνιστάται να ρωτάτε πάντα εάν υπάρχουν άλλες ερωτήσεις ή απορίες, και έπειτα να προχωράτε στην ολοκλήρωση. Αυτό μειώνει το άγχος του καλούντος και αυξάνει την ικανοποίησή του, ιδιαίτερα όταν όλα του τα αιτήματα έχουν ικανοποιηθεί χωρίς προβλήματα.

Είναι σημαντικό να θυμόμαστε πως κάθε χρήστης συμπεριφέρεται διαφορετικά όταν επικοινωνεί με την υποστήριξη, και ανάλογα με το συγκεκριμένο πλαίσιο, μπορούν να χρησιμοποιηθούν διαφορετικοί τρόποι και φράσεις λήξης της συνομιλίας.

Χιουμοριστική ατάκα στο κλείσιμο της κλήσης

Οι χιουμοριστικές ατάκες στο τέλος μιας τηλεφωνικής συνομιλίας είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικές, καθώς τραβούν αμέσως την προσοχή του πελάτη και, εφόσον δεν είναι ακατάλληλες ή αμήχανες, μπορούν να αυξήσουν σημαντικά την ικανοποίησή του από την εξυπηρέτηση.

Συχνά, οι κλασικές και ευγενικές φράσεις λήξης μπορεί να γίνουν επαναλαμβανόμενες και να χάσουν την αποτελεσματικότητά τους, ειδικά όταν χρησιμοποιούνται από πολλά διαφορετικά τμήματα εξυπηρέτησης πελατών.
Για να ξεχωρίσετε και να δείξετε δημιουργικότητα και αυθεντικότητα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια έξυπνη ατάκα που προκαλεί ένα χαμόγελο ή ένα ελαφρύ γέλιο — κάτι που βοηθά και στην ενίσχυση της σχέσης εμπιστοσύνης μεταξύ πελάτη και επιχείρησης.

Ευχηθείτε στον καλούντα μια καλή μέρα

Για να ολοκληρώσετε μια κλήση με τον καλύτερο δυνατό και πιο επαγγελματικό τρόπο, είναι απαραίτητο να ευχηθείτε κάτι θετικό στον πελάτη πριν τον αποχαιρετήσετε.
Αυτή η τεχνική πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο αφού έχουν ολοκληρωθεί όλα τα αιτήματα του καλούντος, διότι αν ειπωθεί πρόωρα ή βιαστικά, μπορεί να φανεί αγενής ή αδιάφορη.

Χρειάζεται, επομένως, να δώσετε χρόνο στον εαυτό σας για να διαπιστώσετε πότε είναι η κατάλληλη στιγμή να τερματίσετε την κλήση: πρώτα να ευχαριστήσετε τον πελάτη για τον χρόνο του και στη συνέχεια να του ευχηθείτε καλή συνέχεια ή καλή ημέρα.

Κάντε μια σύντομη ανακεφαλαίωση της κλήσης

Ως φράση λήξης, μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια σύντομη ανακεφαλαίωση της συνομιλίας, για να δώσετε ένα ξεκάθαρο μήνυμα ότι η κλήση φτάνει στο τέλος της.
Αυτός ο τύπος φράσης είναι ιδιαίτερα χρήσιμος όταν η συζήτηση έχει ξεφύγει από το αρχικό θέμα ή όταν έχει γίνει πιο περίπλοκη από ό,τι αναμενόταν.

Η ανακεφαλαίωση σημαίνει να επανέλθετε στο αρχικό ζήτημα και να επισημάνετε ότι έχει δοθεί λύση.
Εάν, αντίθετα, η συνομιλία είχε έναν πιο ανεπίσημο και χαλαρό χαρακτήρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γενικότερη και πιο τυπική φράση λήξης.

Εις το επανιδείν

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα φράσεων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να ολοκληρώσετε μια επαγγελματική τηλεφωνική κλήση:

• Σας ευχαριστούμε που καλέσατε.

• Ευχαριστούμε για τα σχόλια ή τις προτάσεις σας.

• Σας ευχαριστούμε για τις πληροφορίες που μας δώσατε.

• Ευχαριστούμε για την κατανόησή σας.

• Σας ευχαριστούμε που αποδεχθήκατε τη χρήση της υπηρεσίας μας.

• Σας ευχαριστούμε θερμά για τη συνεργασία σας.

TelephoneVox: Ηχογραφημένα μηνύματα για το τηλεφωνικό σας κέντρο

Πολλές επιχειρήσεις χρειάζονται ένα τηλεφωνικό κέντρο με ηχογραφημένα μηνύματα που θα διευκολύνουν σημαντικά τους πελάτες τους.
Οι ηχογραφήσεις αυτές μπορούν να γίνουν σε διάφορες γλώσσες και με πλήθος επαγγελματικών φωνών, μέσω της TelephoneVox, που προσφέρει υψηλής ποιότητας, εξατομικευμένα μηνύματα για το τηλεφωνικό σας σύστημα.

Στην ιστοσελίδα μας, www.telephonevox.com, θα βρείτε παραδείγματα και έμπνευση από τυπικές φράσεις και σενάρια για επαγγελματικά μηνύματα.

Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε πολλούς επαγγελματίες φυσικούς ομιλητές, οι οποίοι προσφέρουν εξαιρετικές υπηρεσίες και προσαρμοσμένα ηχητικά μηνύματα, ακριβώς σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας.