16 Sep 10 παραδείγματα μηνυμάτων “Εκτός γραφείου” για το τηλεφωνικό σας κέντρο
Κάθε φορά που κάνουμε ένα διάλειμμα από την εργασία, είναι καλό να αφήνουμε ένα μήνυμα που να ενημερώνει για την απουσία μας. Η χρήση επαγγελματιών εκφωνητών για τις “εκτός γραφείου” ηχογραφήσεις που χρησιμοποιούμε στην TelephoneVox εξασφαλίζει μια δυνατή και θετική πρώτη εντύπωση στον καλούντα.
Η αποστολή γραπτών μηνυμάτων όταν βρισκόμαστε εκτός γραφείου είναι περίπλοκη και δεν διασφαλίζει την απαραίτητη προβολή. Αντιθέτως, για να παρέχουμε σε πελάτες και συναδέλφους όλες τις χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την απουσία μας, με επαγγελματικό αλλά ταυτόχρονα φιλικό τρόπο, μπορούμε να βασιστούμε στα μηνύματα του τηλεφωνικού μας κέντρου.
Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε μερικά παραδείγματα μηνυμάτων “εκτός γραφείου” που θα φανούν χρήσιμα σε κάθε είδους περίσταση.
Τι είναι ένα μήνυμα εκτός γραφείου;
Πριν δούμε πιο αναλυτικά μερικά συγκεκριμένα παραδείγματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως έμπνευση και αφετηρία για τα δικά σας μηνύματα εκτός γραφείου, είναι χρήσιμο να κατανοήσουμε τι ακριβώς είναι.
Γενικά, τα μηνύματα εκτός γραφείου (γνωστά και με το ακρωνύμιο OOO – Out Of Office), είναι αυτόματες προσωπικές απαντήσεις, συνδεδεμένες με έναν συγκεκριμένο εσωτερικό αριθμό ή άτομο, που ενημερώνουν πελάτες, συνεργάτες ή οποιονδήποτε επιθυμεί να έρθει σε επαφή με το άτομο που απουσιάζει (είτε για μικρό είτε για μεγάλο χρονικό διάστημα, ανάλογα με την περίπτωση). Ο βασικός τους στόχος είναι να πληροφορήσουν για την απουσία και να διασφαλίσουν ότι η δραστηριότητα συνεχίζεται απρόσκοπτα, ακόμα κι όταν δεν υπάρχει φυσική παρουσία στο γραφείο.
Στην περίπτωση των μηνυμάτων εκτός γραφείου για τηλεφωνικά κέντρα, οποιοσδήποτε καλεί, ακούει ένα ηχητικό μήνυμα με ένα κατάλληλα διαμορφωμένο κείμενο, που ενημερώνει για τη διάρκεια της απουσίας και παρέχει οδηγίες για το ποιον να επικοινωνήσει σε περίπτωση επείγουσας ανάγκης.
Αυτά τα μηνύματα είναι ιδιαίτερα χρήσιμα σε περιπτώσεις μακροχρόνιας απουσίας, όπως διακοπές, γονικές άδειες, ασθένεια ή άλλες μορφές παρατεταμένης αποχής από την εργασία.
Είναι σημαντικό το μήνυμα να έχει μια επαγγελματική αλλά ταυτόχρονα φιλική διατύπωση. Για να είναι αποτελεσματικό, πρέπει πάντα να χρησιμοποιείται κατάλληλη γλώσσα και σωστή άρθρωση. Δεν ενδείκνυται, επομένως, η χρήση χιουμοριστικών σχολίων, αστείων, άστοχων παρατηρήσεων ή διαλέκτων κατά την εκφώνηση του μηνύματος.
Για τον λόγο αυτό, είναι πάντα προτιμότερο να απευθύνεστε σε εξειδικευμένες εταιρείες που σχεδιάζουν και υλοποιούν αυτό το είδος περιεχομένου, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι πληροφορίες που θέλετε να επικοινωνήσετε μεταδίδονται με τον κατάλληλο τρόπο.
Πότε χρησιμοποιείται;
Όπως αναφέρθηκε ήδη στην εισαγωγή του άρθρου, τα μηνύματα εκτός γραφείου είναι ιδιαίτερα χρήσιμα σε επαγγελματικό και επιχειρηματικό πλαίσιο όταν θέλουμε να ενημερώσουμε πελάτες, συναδέλφους ή συνδρομητές μιας υπηρεσίας για μια προσωρινή απουσία, παρέχοντας παράλληλα εναλλακτικά στοιχεία επικοινωνίας σε περίπτωση που απαιτείται άμεση απάντηση ή λύση.
Είναι ιδιαίτερα ενδεδειγμένα για όσους εργάζονται στον τομέα της εξυπηρέτησης πελατών, του μάρκετινγκ ή της επικοινωνίας, καθώς προσφέρουν ένα επαγγελματικό, σαφές και συνοπτικό μήνυμα για τον λόγο της απουσίας. Οι πελάτες και οι συνδρομητές συνήθως αναμένουν άμεσες απαντήσεις και λύσεις στα προβλήματά τους, ειδικά όταν πρόκειται για άτομα που εργάζονται στην υποστήριξη, στο μάρκετινγκ ή στην εταιρική επικοινωνία.
Οι βασικές περιπτώσεις στις οποίες μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα μήνυμα εκτός γραφείου είναι: περίοδος διακοπών ή άδειας, συμμετοχή σε συνέδριο ή επαγγελματική συνάντηση, άδεια ασθενείας ή γονική άδεια, ημέρα ανάπαυσης, ή ιατρικό ραντεβού.
Στη συνέχεια, θα δούμε μερικά παραδείγματα που μπορούν να χρησιμεύσουν ως αφετηρία για τη διαμόρφωση των δικών σας μηνυμάτων εκτός γραφείου για κάθε περίσταση.
Κλασικό – Βασικό μήνυμα
Όταν δεν υπάρχει κάποιος ιδιαίτερος λόγος απουσίας, αρκεί να δημιουργηθεί ένα σύντομο και επαγγελματικό μήνυμα εκτός γραφείου που να περιλαμβάνει τις βασικές πληροφορίες.
Ένα βασικό μήνυμα μπορεί να διαμορφωθεί ως εξής:
Γεια σας και ευχαριστώ που επικοινωνήσατε μαζί μου. Αυτή τη στιγμή βρίσκομαι εκτός γραφείου μέχρι τις 30 Απριλίου και δεν θα έχω πρόσβαση στα εταιρικά μου στοιχεία επικοινωνίας κατά τη διάρκεια της απουσίας μου.
Εάν χρειάζεστε άμεση υποστήριξη, μπορείτε να επικοινωνήσετε με έναν συνεργάτη μας στο email: [email protected] ή στο τηλέφωνο 329*****.**
Διαφορετικά, θα απαντήσω στο μήνυμά σας με την επιστροφή μου στο γραφείο. Σας ευχαριστώ και εις το επανιδείν.
Ιατρική άδεια
Σε περιπτώσεις όπου χρειάζεται να υποβληθείτε σε εξέταση, επέμβαση ή αντιμετωπίζετε κάποιο πρόβλημα υγείας που απαιτεί αποθεραπεία ή ειδική φροντίδα, μπορείτε να αναφέρετε αυτές τις πληροφορίες στο μήνυμα σας, ώστε οι αποδέκτες να κατανοήσουν την ανάγκη για σεβασμό της ιδιωτικότητας και του χρόνου αποκατάστασης.
Ένα παράδειγμα μηνύματος:
Γεια σας και ευχαριστώ που επικοινωνήσατε. Αυτή τη στιγμή βρίσκομαι σε ιατρική άδεια από τις 10 έως τις 25 Απριλίου.
Θα παρακολουθώ περιστασιακά τα email μου, αλλά για οποιοδήποτε επείγον θέμα παρακαλώ επικοινωνήστε με τη συνεργάτιδά μου. Τα στοιχεία της είναι: [email protected] – 347*****.**
Ευχαριστώ για την κατανόηση και τα λέμε σύντομα.
Βραχυπρόθεσμη απουσία
Σε ορισμένους επαγγελματικούς τομείς, είναι σημαντικό να διατηρείτε σταθερή επικοινωνία με πελάτες και συναδέλφους. Για αυτό, είναι καλό να ρυθμίζετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου ακόμη και για σύντομες απουσίες, όπως μια συνάντηση ή ένα επαγγελματικό ραντεβού.
Παράδειγμα μηνύματος:
Γεια σας και ευχαριστώ για την επικοινωνία. Αυτή τη στιγμή λείπω από το γραφείο λόγω επαγγελματικής συνάντησης από τις 10:00 έως τις 12:00 σήμερα, 5 Μαΐου.
Δεν θα έχω πρόσβαση στο email μου. Αν πρόκειται για κάτι επείγον, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον συνεργάτη μου στο 320***** ή στο email [email protected].**
Αν μπορείτε να περιμένετε, θα επικοινωνήσω μαζί σας μόλις επιστρέψω. Σας ευχαριστώ και τα λέμε σύντομα.
Διακοπές
Όταν βρίσκεστε σε διακοπές —ακόμη και εκτός της κλασικής περιόδου— είναι σημαντικό να ενημερώσετε ότι τα γραφεία δεν λειτουργούν. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εξής μήνυμα:
Καλησπέρα, βρίσκομαι σε άδεια την εβδομάδα από 20 έως 26 Ιανουαρίου. Θα απαντήσω στα μηνύματά σας με την επιστροφή μου, στις 27 Ιανουαρίου.
Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης μπορείτε να επικοινωνήσετε με υπεύθυνο στο 333******.**
Αν η άδεια αφορά όλη την εταιρεία, τότε το μήνυμα αλλάζει σε πιο γενικό:
Καλησπέρα, τα γραφεία μας θα παραμείνουν κλειστά την εβδομάδα από 20 έως 26 Ιανουαρίου. Θα απαντήσουμε στα μηνύματά σας με την επιστροφή μας, τη Δευτέρα 27 Ιανουαρίου.
Σε περίπτωση επείγουσας ανάγκης, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο στο 333*****.**
Σημείωση:
Σε αυτήν την περίπτωση, δεν πρόκειται πλέον για “μήνυμα εκτός γραφείου (out of office)”, αλλά για γενικό “μήνυμα κλεισίματος εταιρείας”, καθώς αφορά ολόκληρο το τηλεφωνικό κέντρο και όχι έναν μεμονωμένο εργαζόμενο.
Γονική άδεια (μητρότητας ή πατρότητας)
Η γονική άδεια μπορεί να διαρκέσει από λίγο λιγότερο από 10 εβδομάδες έως έξι μήνες ή και περισσότερο. Οι κανονισμοί διαφέρουν ανάλογα με τον τόπο κατοικίας και εργασίας. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι απαραίτητο να ενημερώνετε τους πελάτες ή τους συνεργάτες σας με ένα κατάλληλο μήνυμα, όπως το παρακάτω:
Γεια σας, βρίσκομαι σε άδεια μητρότητας από τις 4 Ιανουαρίου έως τις 5 Απριλίου.
Κατά την περίοδο απουσίας μου, τις υποθέσεις μου θα διαχειρίζεται ο συνεργάτης μου, Μάριο Ρόσσι, με τον οποίο μπορείτε να επικοινωνήσετε στο email: [email protected] ή στο τηλέφωνο 329*****.**
Σας ευχαριστώ για την κατανόηση και τα λέμε σύντομα.
Χιουμοριστικό μήνυμα
Αν η εταιρεία ή η επαγγελματική σας δραστηριότητα το επιτρέπει, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πιο διασκεδαστικό μήνυμα (πάντα εντός των ορίων της επαγγελματικής ευπρέπειας). Δείτε ένα παράδειγμα:
Γεια σας, δεν βρίσκομαι στο γραφείο αυτή τη στιγμή, αλλά απολαμβάνω μια ηλιόλουστη παραλία στη Σαρδηνία.
Ένα πράγμα που σίγουρα δεν κάνω είναι να διαβάζω τα email μου.
Ωστόσο, αν χρειάζεστε επείγουσα βοήθεια, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον συνεργάτη μου στο τηλέφωνο 328******* ή μέσω email στο [email protected].
Θα σας απαντήσω προσωπικά με την επιστροφή μου στις 30 Ιουνίου. Σας εύχομαι καλή συνέχεια!
Εμπιστευτείτε την TelephoneVox
Είδαμε αρκετά παραδείγματα μηνυμάτων εκτός γραφείου για το τηλεφωνικό σας κέντρο.
Για να λειτουργούν σωστά και να αποπνέουν επαγγελματισμό, είναι σημαντικό να εμπιστευτείτε μια εξειδικευμένη εταιρεία όπως η TelephoneVox, η οποία οργανώνει τη δουλειά στον συγκεκριμένο τομέα με ακρίβεια, αυτοματοποιώντας κάθε χειροκίνητη διαδικασία και αφιερώνοντας περισσότερο χρόνο στη δημιουργία.
Ένα από τα δυνατά σημεία των μηνυμάτων που δημιουργεί η εταιρεία είναι η επιλογή των εκφωνητών, οι οποίοι επιλέγονται κάθε χρόνο με προσοχή και επαγγελματισμό. Με αυτόν τον τρόπο, η TelephoneVox έχει δημιουργήσει με τα χρόνια έναν κατάλογο με τους κορυφαίους επαγγελματίες του κλάδου, οι οποίοι επιλέγονται μέσω απαιτητικής και ποιοτικής διαδικασίας.
Κάθε παραγγελία προγραμματίζεται με λεπτομέρεια, γεγονός που επιτρέπει στους πελάτες να έχουν σαφή ημερομηνία παράδοσης για το έργο τους. Αφού οριστικοποιηθούν οι λεπτομέρειες, δημιουργούνται τα απαραίτητα εργαλεία για να μπορέσουν οι εκφωνητές και οι ηχολήπτες να συνεργαστούν αποτελεσματικά.
Τέλος, η TelephoneVox ξεχωρίζει από τον ανταγωνισμό και χάρη στον σχολαστικό έλεγχο ποιότητας.
Κάθε παραγγελία υποβάλλεται σε λεπτομερείς ελέγχους ορθογραφίας και γραμματικής, ενώ δίνεται ιδιαίτερη έμφαση στη σωστή άρθρωση, καθαρότητα και ακουστική ποιότητα της φωνής.
Πάνω από το 50% των παραγγελιών ελέγχεται επιπλέον από ειδικά καταρτισμένο προσωπικό, το οποίο αξιολογεί την εργασία των εκφωνητών και του ηχολήπτη, εξασφαλίζοντας συγκεκριμένο επίπεδο ποιότητας.
